Pierden tus documentos: qué reclamar

Perder una escritura, un contrato original, un expediente administrativo o cualquier documento importante puede ocasionar mucho más que una simple molestia. En ocasiones obliga a solicitar copias, retrasa operaciones inmobiliarias, impide presentar una reclamación dentro de plazo o incluso provoca un perjuicio económico importante.

Lo que muchos desconocen es que, cuando esos documentos se entregaron a un profesional o a una empresa para su gestión o custodia, pueden existir responsabilidades legales si se demuestra que actuaron con negligencia.

En Madrid Salinas Abogados analizamos este tipo de conflictos desde una perspectiva práctica, estudiando si existe un incumplimiento contractual, una responsabilidad por daños y qué indemnización puede corresponder. Puedes conocer nuestro servicio de ⁠Derecho Civil.

No toda pérdida genera una indemnización

Lo primero que debe aclararse es que no toda desaparición de un documento da derecho automáticamente a reclamar.

Habrá que acreditar tres cuestiones fundamentales:

• que el documento fue entregado efectivamente a la otra parte;
• que existía obligación de conservarlo o devolverlo;
• y que la pérdida ha generado un perjuicio real.

No es igual extraviar una copia fácilmente sustituible que perder la única escritura original con anotaciones manuscritas, un documento privado irrepetible o un expediente cuya reconstrucción resulta extraordinariamente costosa.

La reclamación siempre dependerá de la prueba disponible.

Qué responsabilidad puede existir

Cuando una empresa, un profesional o cualquier persona acepta recibir documentación ajena para realizar una gestión, asume un deber de diligencia.

Si incumple esa obligación y la documentación desaparece por falta de cuidado, puede nacer la obligación de indemnizar los daños ocasionados.

El artículo 1101 del Código Civil establece que quedan sujetos a indemnizar los daños y perjuicios quienes incumplan sus obligaciones por dolo, negligencia o morosidad. Esa es la base jurídica habitual cuando la pérdida deriva del incumplimiento de un encargo profesional.  

Naturalmente, habrá que analizar cada supuesto concreto.

Cómo demostrar que entregaste los documentos

Éste suele ser el principal problema.

Muchas personas entregan documentación en mano sin solicitar recibo alguno.

Con el paso del tiempo aparecen frases como:

• “Aquí nunca estuvo.”
• “No recuerdo haberlo recibido.”
• “Lo traerías otro día.”

Por eso siempre resulta recomendable conservar:

• correos electrónicos;
• mensajes de WhatsApp;
• justificantes de entrega;
• inventarios;
• fotografías;
• resguardos;
• hojas de encargo;
• o cualquier documento que permita acreditar qué se entregó.

La importancia de la prueba documental es la misma que explicábamos al analizar el ⁠contrato verbal y cómo probarlo.

¿Qué daños pueden reclamarse?

No siempre consiste únicamente en el valor material del documento.

Lo verdaderamente importante suelen ser las consecuencias de su pérdida.

Por ejemplo:

• gastos para obtener duplicados;
• costes notariales;
• nuevas certificaciones;
• desplazamientos;
• retraso en una compraventa;
• pérdida de una oportunidad económica;
• perjuicios derivados de no presentar documentación dentro de plazo;
• gastos de reconstrucción documental.

Cada concepto deberá acreditarse mediante facturas, presupuestos, certificados o cualquier otro medio de prueba.

Cuanto mejor documentado esté el perjuicio, mayores posibilidades existirán de obtener una indemnización adecuada.

Antes de acudir al juzgado

Como ocurre en la mayoría de conflictos civiles, lo recomendable es comenzar mediante un requerimiento formal.

Ese escrito debe identificar claramente:

• qué documentación fue entregada;
• cuándo se produjo la entrega;
• por qué era importante;
• qué perjuicios ha ocasionado su desaparición;
• y qué solución se solicita.

Además, desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, en numerosos procedimientos civiles resulta necesario acreditar un intento previo de solución extrajudicial mediante un MASC cuando sea legalmente exigible. Por ello conviene preparar correctamente esa fase previa. Ya analizamos esta cuestión en nuestro artículo sobre los ⁠Mecanismos Adecuados de Solución de Controversias (MASC).

Muchas reclamaciones terminan resolviéndose sin necesidad de juicio cuando la empresa comprende que existe una prueba sólida.

¿Y si el documento era insustituible?

Existen documentos cuya pérdida puede tener consecuencias especialmente graves.

Pensemos en:

• documentos privados antiguos;
• contratos originales firmados hace décadas;
• planos originales;
• títulos históricos;
• documentación societaria;
• expedientes médicos;
• archivos familiares.

En estos casos puede ser necesario acudir incluso a informes periciales para valorar el perjuicio económico ocasionado.

Cada supuesto requiere un estudio individualizado.

Cuándo acudir a un abogado

Conviene buscar asesoramiento jurídico cuando:

• la empresa niega haber recibido la documentación;
• existe una negativa a indemnizar;
• los daños económicos son importantes;
• el documento perdido afecta a una operación inmobiliaria;
• o la desaparición puede ocasionar responsabilidades frente a terceros.

En Madrid Salinas Abogados revisamos toda la documentación disponible para determinar si existe base suficiente para reclamar y cuál es la estrategia más adecuada.

Puedes obtener más información sobre nuestros servicios de ⁠Derecho Civil o solicitar una valoración personalizada desde nuestra página de ⁠Contacto.

No todas las pérdidas documentales terminan en una indemnización, pero tampoco deben aceptarse sin más cuando un profesional incumple el deber de custodia que asumió. Actuar con rapidez, conservar la prueba y plantear correctamente la reclamación suele marcar la diferencia entre recuperar el perjuicio sufrido o soportarlo íntegramente.

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